Hvad er PropTech? En kort forklaring til ejendomsbranchen

PropTech er en samlebetegnelse for teknologi bygget specifikt til ejendomsbranchen. Ordet er kort for property technology, og det dækker alt fra administrationssystemer og vedligeholdsplaner til energistyring, digitale fremvisninger og porteføljedata. Her er den korte forklaring, og hvad ordet reelt betyder, når man selv sidder med en ejendom eller en portefølje.

De fleste møder ordet første gang på en konference, i et nyhedsbrev eller fra en leverandør der gerne vil sælge noget. Det er sjældent forklaret ordentligt, og det efterlader et indtryk af, at PropTech er en bestemt teknologi man enten har eller ikke har. Det er det ikke.

Hvad betyder PropTech?

PropTech er sammentrækningen af property technology, altså ejendomsteknologi. Ordet er bygget på samme måde som FinTech i den finansielle sektor, og det bruges på præcis samme måde: som en fælles etiket over de digitale værktøjer, en branche har fået bygget til sig selv.

Det er værd at holde fast i, at PropTech beskriver et marked, ikke et produkt. Der findes ikke et PropTech-system man kan købe, ligesom der ikke findes et FinTech-system. Der findes hundredvis af leverandører, der hver især løser en afgrænset del af det arbejde, en ejendomsvirksomhed laver. Når nogen siger at de “arbejder med PropTech”, siger det derfor cirka lige så meget som at nogen “arbejder med IT”.

På dansk vil man ofte se ejendomsteknologi brugt synonymt. Branchens egen organisation, EjendomDanmark, bruger PropTech-betegnelsen, og det er efterhånden den man møder i praksis.

Hvad dækker PropTech over?

Den mest brugbare måde at få hold på feltet er at inddele det efter hvilket arbejde værktøjet gør, ikke efter hvilken teknologi der ligger under. Her er de områder man typisk støder på:

Administration og udlejning

Administrationssystemer, lejekontrakter, opkrævning, restancer, beboer- og lejerkommunikation. Det er kernesystemerne, og det er som regel her en ejendomsvirksomhed har sit første og største system.

Drift og vedligehold

Vedligeholdsplaner, fejlmeldinger fra beboere, arbejdssedler til håndværkere, serviceaftaler og dokumentation af udført arbejde. Ofte det område hvor mest arbejde stadig foregår i mail og regneark.

Bygningsdrift og energi

Målere, sensorer, varme- og ventilationsstyring, indeklima og energiforbrug. Det er her, du møder IoT-ordet. Området er blevet mere aktuelt, fordi energidata i stigende grad skal kunne dokumenteres og ikke kun aflæses.

Salg, udlejning og markedsføring

Annoncering, digitale prospekter, fremvisninger, plantegninger og visualisering af lejemål der ikke er indrettet endnu. Den del af feltet der er mest synlig udefra, fordi det er den kunder og lejere ser.

Data og analyse

Porteføljeoverblik, nøgletal på tværs af ejendomme, benchmarking og rapportering til ejere eller bestyrelse. Det er typisk det sidste område man får styr på, fordi det forudsætter at de andre systemer leverer brugbare data. Vi arbejder selv med ejendomsdata, analyse og dashboards, og det er næsten altid her problemerne bliver synlige.

Byggeri og projektudvikling

Projektstyring, bygningsmodeller, tilbudsindhentning og aflevering. Grænsefladen til byggebranchen, hvor betegnelsen ConTech ofte bruges om det samme.

Hvorfor er PropTech blevet aktuelt nu?

Ejendomsbranchen har haft digitale systemer i mange år, så det nye er ikke teknologien i sig selv. Tre ting har flyttet sig samtidig:

• Data skal kunne dokumenteres, ikke bare aflæses. Krav om at kunne redegøre for forbrug og bygningers tilstand har gjort det til et problem, at tallene ligger spredt i systemer der ikke taler sammen.
• Lejere forventer digital service. Forventningen om at kunne melde en fejl fra telefonen og få svar er flyttet ind i erhvervslejemål og boligudlejning, fordi den er blevet standard alle andre steder.
• AI har gjort ustruktureret materiale brugbart. En stor del af en ejendomsvirksomheds viden ligger i lejekontrakter, tilstandsrapporter, referater og mailtråde. Det er præcis den slags tekst, sprogmodeller er gode til at læse og trække ud af, og det er den nyeste af de tre forskydninger.

Det sidste punkt er også grunden til at samtalen om PropTech og samtalen om AI er smeltet sammen det seneste par år. Vi har samlet vores erfaringer med det på siden om AI til ejendomsbranchen.

Hvad PropTech ikke er

Der er fire misforståelser der går igen, og de koster typisk penge, fordi de fører til den forkerte beslutning:

• Det er ikke ét system. Ingen leverandør dækker hele feltet, uanset hvad forsiden på deres hjemmeside siger. Der findes altid en grænseflade til noget andet.
• Det er ikke det samme som digitalisering. PropTech er værktøjerne. Digitalisering er det I gør ved arbejdsgangene. Man kan sagtens købe det første uden at det andet sker.
• Det er ikke forbeholdt store porteføljer. En stor del af markedet er bygget til hundredvis af ejendomme, men ikke det hele. Problemet for mindre virksomheder er sjældent at der ikke findes noget, det er at de bliver præsenteret for løsninger i den forkerte størrelse.
• Det er ikke en gevinst i sig selv. Et system leverer først noget, når nogen bruger det i hverdagen, og når de data der kommer ind i det, kan bruges bagefter.

Hvor starter man med PropTech?

Vores erfaring er at rækkefølgen er afgørende, og at den oftest bliver vendt om. Det typiske forløb starter med en leverandørdemo og ender med et system ingen bruger. Det omvendte forløb starter med at skrive ned, hvad der faktisk tager tid.

Tre spørgsmål er nok til at komme videre:

• Hvilken opgave bruger vi mest tid på, som ikke kræver et fagligt skøn?
• Hvor findes de data vi skal bruge for at løse den, og kan vi overhovedet få dem ud?
• Hvem hos os ejer det bagefter, når konsulenten er gået hjem?

Kan I ikke svare på det tredje, er I ikke klar til at købe endnu. Det er den hyppigste årsag til at ellers fornuftige indkøb ender som hyldevarer, og vi har skrevet mere om hvorfor i indlægget om PropTech der ikke bliver brugt.

Ofte stillede spørgsmål om PropTech