Et Power BI dashboard bliver sjældent lukket ned. Det bliver bare åbnet færre og færre gange. Først dagligt, så om mandagen, så slet ikke. Et halvt år senere sender økonomi igen tallene i en mail, fordi det er hurtigere end at finde ud af hvor rapporten ligger.
Rapporten fejler ikke. Den opdaterer om natten, tallene stemmer, og den ser fin ud. Den bliver bare ikke brugt. Det er en anden slags problem end det de fleste går i gang med at løse, og det bliver ikke løst af flere visualiseringer.
Den eneste prøve der tæller
Der findes ét spørgsmål som afgør om et Power BI dashboard er lykkedes: hvilken beslutning blev truffet anderledes, fordi tallet stod der?
Ikke hvor mange der har adgang. Ikke hvor mange grafer der er. Ikke om ledelsen syntes det så godt ud på det møde hvor det blev vist frem. Hvilken beslutning.
Prøven: bed den der bestilte dashboardet om at nævne den seneste beslutning der blev truffet på baggrund af det. Kommer der et konkret eksempel fra denne måned, virker det. Kommer der i stedet en beskrivelse af hvad dashboardet indeholder, gør det ikke.
Hvorfor Power BI dashboards holder op med at blive åbnet
Fire ting går igen. Ingen af dem handler om Power BI.
1. Det blev bygget til “ledelsen”
Opgaven lød på et overblik til ledelsen. Men ledelsen er ikke en person, og et overblik er ikke en beslutning. Resultatet bliver et dashboard der forsøger at dække alle og derfor lander på præcis det niveau hvor ingen kan handle. Salgschefen mangler kundeniveauet. Direktøren drukner i det. Begge holder op med at åbne det, og ingen af dem siger det højt.
2. Ingen ejer beslutningen
Dashboardet har en bygger, typisk en i økonomi eller IT. Det har en bestiller. Men der er sjældent nogen der ejer selve beslutningen, tallet skulle understøtte. Uden den ejer er der ingen der opdager at et nøgletal er holdt op med at give mening, og ingen der beder om at få det rettet. Så forfalder det stille, uden at nogen træffer en beslutning om at droppe det.
3. Tallene er rigtige, men ikke troværdige
Nogen fandt engang en afvigelse mellem dashboardet og økonomirapporten. Forklaringen var god nok, det var en periodisering. Men tilliden kom aldrig helt tilbage. Herefter bliver dashboardet brugt som indikation, mens de rigtige tal stadig hentes i økonomi. Dermed er det blevet ekstra arbejde i stedet for mindre.
4. Der er ingen rytme
Et dashboard uden et fast møde er en hjemmeside ingen har sat bogmærke til. Der findes ikke et tidspunkt hvor nogen er forpligtet til at kigge på det. Og derfor findes der heller ikke et tidspunkt hvor nogen opdager at datakilden har været gået i stå i tre uger.
Rapport eller beslutningsgrundlag
Power BI skelner selv mellem de to ting. En rapport er flere sider, interaktiv, bygget til den der vil grave i tallene. Et dashboard er én flade med de vigtigste felter, bygget til den der skal handle på dem. I praksis bygger de fleste en rapport, kalder den et dashboard, og så bliver den brugt som ingen af delene.
| Rapport-tankegangen | Beslutningsgrundlaget | |
|---|---|---|
| Formål | Vise hvad der er sket | Udløse en beslutning |
| Modtager | “Ledelsen” | En navngiven rolle |
| Indhold | Alt der kan måles | Det der kan handles på |
| Succeskriterie | At den blev bygget færdig | At nogen handlede på den |
| Typisk reaktion | “Interessant” | “Så gør vi sådan” |
Design et Power BI dashboard omkring én beslutning
Ét spørgsmål pr. side
Skriv spørgsmålet øverst på siden i almindeligt sprog. “Hvilke kunder er faldet i omsætning i denne måned?” Kan du ikke formulere spørgsmålet, er siden ikke tænkt færdig. Kan du formulere tre, skal det være tre sider.
Vis afvigelsen, ikke tilstanden
Et tal alene siger ingenting. 4,2 millioner er hverken godt eller skidt. Sæt altid noget ved siden af: budgettet, samme måned sidste år, sidste uge. Det er forskellen der udløser en handling, ikke niveauet. Derfor er den mest brugbare visualisering ofte den kedeligste, nemlig en sorteret liste over de største afvigelser.
Skriv hvad der skal ske
Den mest oversete funktion i et dashboard er almindelig tekst. En linje der siger “ligger dækningsgraden under 32 procent, tages det med indkøb på mandag” gør mere for anvendelsen end tre ekstra grafer. Den fjerner tvivlen om hvad man egentlig gør ved tallet, og det er som regel dér folk står af.
Rytmen er det der holder det i live
Et Power BI dashboard bliver brugt når det er koblet til noget der sker i forvejen. Et ugentligt driftsmøde. En månedsafslutning. Fredagens gennemgang af pipeline.
Den praktiske regel er hård, men den virker: dashboardet skal være det eneste materiale på det møde. Ikke et bilag ved siden af et regneark. Og ikke noget nogen har taget screenshots af og lagt ind i en PowerPoint. I det øjeblik der bliver taget screenshots, er dashboardet holdt op med at være levende, og resten er et spørgsmål om tid.
Et dashboard dør sjældent af dårligt design. Det dør af at være valgfrit. Findes der en anden vej til tallet, tager folk den, og den anden vej er næsten altid et regneark som nogen sender.
Datakvalitet: tillid er binær
Data behøver ikke at være perfekte. De skal være rigtige på de felter beslutningen hviler på, og de felter er som regel få.
Til gengæld er tillid ikke en skala. Enten stoler folk på tallet, eller også henter de det et andet sted. Én forkert kundeoversigt på et ledelsesmøde koster mere end tre måneders udviklingsarbejde, fordi diskussionen bagefter handler om kilden i stedet for om beslutningen.
Rækkefølgen er derfor: ryd op i de felter det ene dashboard bruger, sæt navn på hvem der retter fejl i dem, og udvid først derefter. Total oprydning bliver aldrig færdig, og et projekt der venter på perfekte data, kommer aldrig i luften.
Sådan kommer I i gang
- Vælg én beslutning, ikke ét område. “Hvilke kunder ringer vi til på mandag” er en beslutning. “Salgsoverblik” er det ikke.
- Sæt navn på ejeren. En person, ikke en afdeling. Og det skal være den der træffer beslutningen, ikke den der bygger dashboardet.
- Byg én side. Den skal kunne læses på under et minut, ellers bliver den ikke læst mens mødet står på.
- Kobl den til et møde der findes i forvejen. Opret ikke et nyt møde til dashboardet. Det er altid det første der ryger ud af kalenderen igen.
- Mål brugen efter seks uger. Power BI logger selv hvem der åbner hvad. Er der en håndfuld tilbage, er det ikke designet der er problemet, det er koblingen til beslutningen.
Det er ikke et stort program, og det kræver hverken en ny platform eller et nyt budget. Det kræver at nogen tør skære ni sider væk.
Skal I have styr på tal, rapportering og beslutningsgrundlag bredt, er det data- og BI-rådgivning der er opgaven, og den starter samme sted: ved beslutningen, ikke ved værktøjet. Arbejder I i ejendomsbranchen, ligger den samme øvelse beskrevet med branchens egne nøgletal under ejendomsdata, analyse og dashboards. Er I mest i tvivl om hvor I skal begynde, giver oversigten over vores rådgivning et hurtigt overblik over de tre spor.
Bliver jeres dashboards brugt?
Vi sælger ikke licenser og får ikke provision fra leverandører. Vi kigger på hvilke beslutninger I rent faktisk skal træffe, og bygger derfra. Excel hvis det rækker, Power BI hvis det er nødvendigt.
Paw Lundin
Stifter af Digital Forlomme. 15+ års erfaring med digitalisering, først som intern leder, nu som rådgiver. Underviser, implementerer og rådgiver.
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor bliver vores Power BI dashboard ikke brugt?
Fire årsager går igen: det blev bygget til “ledelsen” frem for til en navngiven rolle, ingen ejer den beslutning tallet skulle understøtte, tallene er rigtige men har mistet troværdighed efter en uforklaret afvigelse, og det er ikke koblet til et møde der findes i forvejen. Ingen af dem er fejl i Power BI, og derfor løses de heller ikke ved at bygge flere grafer.
Hvad er forskellen på en rapport og et dashboard i Power BI?
En rapport er flere sider og interaktiv, bygget til den der vil grave i tallene. Et dashboard er én flade med de vigtigste felter, bygget til den der skal handle på dem. De fleste bygger reelt en rapport og kalder den et dashboard, og så bliver den hverken brugt til at grave i eller til at handle på.
Hvor mange tal bør der være på et Power BI dashboard?
Så få at siden kan læses på under et minut, mens mødet står på. Et godt udgangspunkt er ét spørgsmål pr. side, formuleret i almindeligt sprog øverst. Kan spørgsmålet ikke formuleres, er siden ikke tænkt færdig. Kan der formuleres tre, skal det være tre sider.
Skal vores data være i orden før vi bygger dashboardet?
Ikke alle data, men de felter beslutningen hviler på, og de er som regel få. Tillid er til gengæld binær: enten stoler folk på tallet, eller også henter de det et andet sted. Ryd derfor op i de felter det ene dashboard bruger, sæt navn på hvem der retter fejl i dem, og udvid først derefter.
Hvordan måler vi om dashboardet bliver brugt?
Power BI logger selv hvem der åbner hvad, så tallet ligger der allerede. Kig efter seks uger, og kig på antal aktive brugere frem for på tilfredshed. Er der kun en håndfuld tilbage, er problemet sjældent designet. Så er dashboardet ikke koblet til en beslutning nogen skal træffe.
Skal vi bruge Power BI, eller kan vi nøjes med Excel?
Det afhænger af hvor mange kilder der skal samles, og hvor mange der skal bruge resultatet. Et struktureret Excel-setup rækker længere end mange tror, når der er få kilder og få brugere. Power BI giver mening når data kommer fra flere systemer, skal opdatere automatisk og skal ud til en bredere kreds. Værktøjet er sjældent det der afgør om noget bliver brugt.