Beslutningen kom oppefra: AI-kompetencerne i huset skal op. Nu ligger opgaven hos dig, og det første tilbud der lander på bordet, er en kursusdag for alle 400.

Det tilbud er nemt at sige ja til. Det er retfærdigt, det kan planlægges på en formiddag, og det kan meldes ud i én mail. Det er også præcis derfor, det sjældent sætter sig.

AI-kompetencer er ikke én ting, man har eller ikke har. Det er en håndfuld forskellige færdigheder, og de er ikke lige relevante for en bogholder, en kommunikationsmedarbejder og en lagerchef. Deler I ikke op, betaler I for at kede halvdelen af salen, mens den anden halvdel står af inden frokost.

Derfor sætter fælleskurset sig sjældent

Vi har stået i lokalet mange gange. Fire ting går igen, og de har alle sammen samme rod: dagen er tilrettelagt efter hvem der har fri, ikke efter hvem der skal bruge hvad.

• En tredjedel er i gang i forvejen. De har brugt værktøjet i et halvt år og sidder og venter på at komme til noget, de ikke vidste. De kommer ikke til det, for dagen skal også kunne rumme dem der aldrig har åbnet det.
• En tredjedel står af ved første eksempel. Eksemplet på skærmen er en salgsmail, og de sidder i bogholderiet. Konklusionen bliver ikke “det kan jeg bruge anderledes”, den bliver “det er ikke til mit arbejde”.
• Ingen har en rigtig opgave med. Man øver på en case i stedet for på noget der skal afleveres på fredag. Så snart kursusdagen er slut, er der ikke noget at vende tilbage til.
• Ingen ejer noget bagefter. Alle har været på kursus, og ingen har fået en ny rutine. Det ser ud som en indsats i et regneark og som ingenting i arbejdet.

Fordel AI-kompetencer efter hvad folk rører ved, ikke efter afdeling

Den første reflekshandling er at dele op efter afdeling. Det ligner en plan, og det er nemt at lægge i en kalender. Problemet er at afdelinger ikke er ensartede. I økonomifunktionen sidder der én der skriver notater og indstillinger hele dagen, og én der stort set aldrig rører fritekst. De to har ikke brug for det samme.

Der er kun tre spørgsmål, der reelt afgør hvad en person skal kunne:

• Producerer de tekst, som andre skal læse? Notater, indstillinger, mails til kunder, opslag, referater, tilbud.
• Rører de ved personoplysninger eller fortrolige kundedata? Ansøgninger, sygefravær, kontrakter, sagsakter, betalingsoplysninger.
• Ejer de en arbejdsgang, de selv kan lave om? Kan de beslutte at en tilbagevendende opgave laves på en anden måde fra på mandag, uden at spørge nogen.

Svarene fordeler sig sjældent pænt efter organisationsdiagrammet, og det er hele pointen. Kør spørgsmålene igennem på navneniveau, og I har jeres opdeling på en eftermiddag.

Bundniveauet: de to AI-kompetencer alle skal have

Der er to færdigheder, som ingen kommer udenom, uanset hvad de svarede på de tre spørgsmål. De er også de eneste to, hvor det er billigere at træne alle end at finde ud af hvem der slap.

Begge kan læres på en times tid, og det er dén time, der er værd at give til alle 400. Bemærk at ingen af dem handler om at betjene et værktøj. De handler om dømmekraft, og det er derfor de holder, når værktøjet skiftes ud næste år.

De tre spor oven på bundniveauet

Oven på den fælles time ligger tre spor. De fleste medarbejdere hører til i ét af dem. Nogle få hører til i to, og det er dem, I skal have med begge gange.

Spor 1: dem der skriver

Det største spor, og typisk halvdelen af huset. Den ene færdighed der betyder noget her, er at føre én opgave helt igennem i stedet for at stille et spørgsmål og se hvad der sker. Værdien ligger sjældent i første svar, den ligger i tredje eller fjerde, og det opdager man kun ved at blive siddende.

Selve håndværket i at stille opgaven ordentligt har vi skrevet grundigt om i prompt engineering i praksis, og det er den del, folk selv kan læse sig til. Det de ikke kan læse sig til, er tålmodigheden med deres egen opgave.

Hvad de roligt kan lade ligge: modelvalg, automatiseringer, agenter og alt hvad der ligner opsætning. Det hører til hos nogle få, ikke hos de 200.

Spor 2: dem der rører ved personoplysninger og kundedata

Det mindste spor og det dyreste at springe over. HR, løn, sagsbehandling, kundeservice, dele af økonomi. Færdigheden er ikke juridisk, den er praktisk: at kende de tre-fire felter i jeres egne systemer, der aldrig må ind i et åbent værktøj, og at vide hvem man spørger, når man er i tvivl.

Her nytter en generel gennemgang ikke. Den skal køres på jeres egne skabeloner og jeres egne systemnavne, ellers oversætter ingen den til deres eget skrivebord.

Spor 3: dem der ejer en arbejdsgang

Teamledere, koordinatorer, faglige ankermænd. Det er det spor, der henter effekten hjem, og det bliver oftest glemt, fordi de sjældent er dem, der råber højest om at komme på kursus.

Færdigheden er at kunne genkende hvilke opgaver, der egner sig: tekst der findes i forvejen, arbejde der gentages, noget der skal gøres sammenligneligt. Og så at turde ændre rutinen bagefter. Uden det sidste bliver de andre to spor til privat effektivitet, som ingen kan se i tallene.

Hvem der ikke skal på kursus

Den her del er der ingen der siger højt, og den er det billigste sted at spare. Svarer en gruppe nej til alle tre spørgsmål, skal de have den fælles time og intet andet.

Det gælder typisk produktion, lager, en del af driften og de funktioner, der er vagtplanlagt fra morgen til fyraften. Det er ikke en nedvurdering af deres arbejde. Det er en erkendelse af, at deres dag ikke indeholder de opgaver, værktøjet er godt til, og at en kursusdag derfor er tid taget fra noget, der skulle laves.

Den anden gruppe, der ikke skal på det almindelige hold, er dem der allerede er i gang. De skal ikke sidde på et begynderhold, de skal have lov at være med til at køre spor 1 for deres egen funktion. Det er både billigere og mere overbevisende end en ekstern, der aldrig har set jeres skabeloner.

Sådan finder I ud af, hvem der er hvor

Det oplagte er at sende et spørgeskema ud og spørge folk om deres niveau. Lad være. Selvvurdering er systematisk skæv i begge retninger: de begejstrede overvurderer sig selv, og de forsigtige undervurderer sig selv, og I ender med at planlægge efter temperament frem for efter arbejde.

Tre skridt over to uger giver et brugbart billede:

• Kig på det, der faktisk bliver produceret. Tag en uges output fra en funktion. Hvor mange af de dokumenter er tekst, der skal læses af andre? Det svarer på spørgsmål ét uden at spørge nogen.
• Spørg om én konkret opgave, ikke om et niveau. “Hvad var det sidste, du skrev, som tog mere end en time?” Det spørgsmål kan ingen svare forkert på, og svarene fortæller jer både hvem der hører til i spor 1, og hvilke opgaver kurset skal handle om.
• Find dem, der allerede er i gang. Der er altid nogen, og de siger det sjældent af sig selv, fordi de ikke er sikre på, om det er i orden. Spørg lederne, ikke systemet. Licensstatistik viser hvem der har åbnet et vindue, ikke hvem der har fået en bedre arbejdsdag.

Er I i tvivl om, hvilket format sporene skal køres i, har vi skrevet om afvejningen mellem en dag og et længere forløb i AI-kursus for virksomheder. Skal sporene køres på jeres egne opgaver frem for på eksempler, er formatet et AI-firmakursus.

Den ærlige advarsel til sidst: opdelingen føles som en omvej, fordi fælleskurset kan bookes i dag, og opdelingen tager fjorten dage. De fjorten dage er forskellen på en indsats, der kan ses i et regneark, og en der kan ses i arbejdet.

Paw Lundin

Stifter af Digital Forlomme. 15+ års erfaring med digitalisering, først som intern leder, nu som rådgiver. Underviser, implementerer og rådgiver.

Ofte stillede spørgsmål om AI-kompetencer